工业企业档案分类编号规则
1
主题内容和适用范围 本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。
本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。
2
引用标准 GB3792.5 档案著录规则 3
名词术语 3.1 企业档案
是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.2 档案分类
是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。
3.3 类目标识
识别与区分档案类别的符号。
3.4 档号
档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。
3.5 目录
按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。
3.6 档案著录
在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
4
档案分类 4.1 分类原则
以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
4.2 一级类目的设置
设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
4.3 二级及二级以下类目的设置
二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录 A（补充件），附录 A 中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。
工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录 A 中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。
4.3.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。
4.3.2 产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。
4.3.3 科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。
4.3.4 基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施„„）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。
4.3.5 设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备
仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。
4.3.6 会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目，会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目，会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目，会计报表下设年度会计报表、月（季度）会计报表等三级类目。
4.3.7 干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目，共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目，三级类目按干部、工人个人进行设置。
5、类目标识 5.1 一级类目采用大写汉语拼音字母 A、B、C、D、E、F、G、H、I、J„„依次标识。亦可采用阿拉伯数字 0～9 或 01～99 标识。
5.2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字 1～9 或 01～99 标识。产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。
5.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“· ”隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。
5.4 标识示意
A
党群工作（一级类目）
A02
组织工作（二级类目）
A02·04·1988
组织结构设置（三级类目）
或
01
党群工作（一级类目）
01·02
组织工作（二级类目）
01·02·04·1988
组织结构设置（三级类目）
6、案卷排架 企业档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。
6.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列。亦可按大类、年度、保管期限排架，即在各年度内将同一保管期限案卷按问题顺序排列。
6.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位或倒架的方式保持项目档案的完整、系统。
6.3 会计档案按会计凭证、会计帐簿、会计报表分别进行排架。
6.4 干部职工档案案卷的编号和排架方法，按中组部、劳动部、国家档案局的有关规定执行。
7
档号编制 7.1 企业档案的档号由分类号、案卷号组成。
7.2 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案，分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。
7.3 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。
7.4 分类号与案卷号中间用间隔号“-”隔离开。
7.5 档号示意如附录 B（补充件）所示。
8
检索工具 8.1 企业要依据本标准设置十个一级类目，结合各类档案管理的特点，对企业档案进行登记著录，建立企业档案检索体系。
8.2 企业档案应建立总目录、分类目录、底图目录等三种书本式目录和文件级卡片式目录。
8.2.1 企业档案总目录，亦称总登记帐，主要是对产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷进行登记著录。登记著录时，按照归档时间的先后顺序，以案卷为单位进行流水登记著录。
8.2.2 企业档案应建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计凭证、会计帐簿、会计报表、干部、工人、离退休职工、死亡职工档案等十五种分类目录。分类目录要严格按照各类档案案卷的排架顺序进行登记著录。
产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案在编制分类目录时，分别在每一最低分类类目后面预留一定空位，以便补充案卷。
8.2.3 底图是根据其制成材料和保管利用的要求，对应其蓝图整理顺序，单独平放排列的，应建立一套相应的登记目录。底图目录要对应其蓝图的整理顺序按张进行登记著录。
8.2.4 企业应依据 GB3792.5，对党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，以单份文件为著录对象建立卡片式目录。
附录 A
工业企业档案分类表 （补充件）
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
A A
党
群
工
作
类
01
党
务
工
作
1.党委工作计划、总结 2.党委指示、决议、规定、报告等 3.党委会、民主生活会议记录、纪要 4.党员大会、党员代表大会材料 5.党委调查研究材料、专题总结、报告 6.机要、保密、信访工作材料 7.评先创优材料 8.党务工作大事记 9.党委其他工作方面的材料 02
组
织
工
作
1.组织工作计划、总结、报告 2.党员管理 3.党员干部管理 4.组织机构设置 5.整党建党 6.党费管理 7.统计报表 03
宣
传
工
作
1.宣传工作计划、总结、报告 2.理论学习、政策教育、精神文明建设 3.党员培训工作中形成的材料 4.本单位活动的剪报、广播稿、本单位办的报刊等 04
统
战
工
作
1.民主党派工作 2.无党派人士工作 3.港澳台工作 4.侨务工作 5.民族事务、宗教事务
05
纪
检
与
监
察
工
作
1.纪律检查工作计划、总结 2.纪检工作的指示、通知、报告 3.纪检工作会议记录、纪要 4.纪检信访工作材料 5.党风建设 6.监察工作计划、总结 7.监察工作指示、通知、报告 8.监察会议记录、纪要 9.违纪案件处理 10.法律事务 11.统计报表
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
06
工
会
工
作
1.工会工作计划、总结、通知、报告 2.职代会、工代会及有关工会会议材料 3.组织工作、会员管理 4.企业民主管理 5.劳动竞赛和评选劳模、先进材料 6.职工劳保福利和离退休人员待遇 7.工会会费及财务管理 8.文体宣传和女工工作 9.统计报表、简报
07
共
青
团
工
作
1.共青团工作计划 2.团代会文件 3.团委会议记录、纪要 4.组织工作、团员管理 5.青年工作 6.竞赛和评选先进材料 7.文体宣传活动 8.统计报表、简报
08
协
会
工
作
1.协会、学会工作计划、总结 1.机构、章程、会员管理 3.协会、学会工作通知、规定 4.组织各项活动形成的材料 5.统计报表
B B
行
政
管
理
类
01
行
政
事
务
1.行政工作计划、总结 2.厂长(经理)办公会、行政办公会记录、纪要、决定 3.工商行政管理方面的材料 4.有关行政事务管理方面的材料 5.文秘、机要、保密、信访工作 6.企业志、大事记 7.简报 02
公
安
保
卫
1.社会治安管理．包括危险物品、抢支弹药、内部治安管理等
2.交通管理制度、规章、事故处理材料 3.民兵和征兵工作 4.消防工作 5.刑事案件处理 6.统计报表、名册 03
审
计
工
作
1.审计工作计划、总结 2.审计工作的指示、通知、规定 3.专项审计过程中形成的材料 4.统计报表 04
人
事
管
理
1.机构设置、人员编制 2.干部任免、聘任、调配、奖惩 3.干部工资、晋级、调资、转正等 4.干部专业技术职务评定、聘任 5.统计报表、干部名册
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
05
教
育
工
作
1.教育工作的通知、规定、计划、总结 2.职工技术培调和继续教育 3.学校教育管理 4.统计报表 06
医
疗
卫
生
1.医疗卫生工作计划、总结 2.医疗卫生工作指示、通知、规定 3.卫生监督、防病治病 4.计划生育工作 5.统计报表
07
后
勤
福
利
1.后勤福利工作通知、规定 2.职工生活管理 3.职工住房管理 4.车辆、绿化、水、电等管理 5.第三产业管理 6.统计报表 08
外事
工作
1.外事活动计划、报告、总结 2.外事工作的通知、规定 3.外事工作来往函件 4.经济技术交流材料
C C
经
营
管
理
类
01
经营
决策
1.企业发展规划、方针目标管理 2.企业转换经营机制、各项配套制度改革 3.重大经营决策和实施措施 4.厂长(经理)责任制、任期目标 02
计划
管理
1.生产、经营计划、总结及计划调整 2.计划任务书或作业计划 3.生产技术经济指标完成情况分析 03
统计
工作
1.统计工作制度、规定、通知 2.生产、基建、技术、经济统计报表 3.企业综合性统计分析 4.工业普查等 04
财
务
管
理
1.财务管理制度、规定、办法、通知 2.财务管理计划、总结 3.流动资金核定 4.固定资产的新增、报废、调拨 5.专项资金的提取、分配 6.生产财务和成本核算 7.基建财务 8.税收方面的材料 9.价格管理
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
05
物
资
管
理
1.物资管理计划、总结 2.物资管理的规定、办法、通知 3.物资分配调拨计划 4.重要物资采购供应计划、合同、协议、来往函件 5.仓库管理 6.统计报表 06
产
品
销
售
1.产晶销售计划、总结 2.销售合同、协议、函件 3.市场分析和用户调查材料 4.广告宣传材料 5.售后服务材料 6.统计报表 07
企业
管理
1.企业管理计划、总结 2.企业管理规定、通知 3.内部承包、岗位责任制 4.企业厂规厂法
D D
生
产
技
术
管
理
类
01
生
产
调
度
1.生产调度工作计划、总结、报告 2.生产作业计划的编制、执行及调度工作情况 3.生产调度会议记录 4.生产调度的职责、制度、规程 5.生产活动综合分析 02
质
量
管
理
1.质量管理规划、计划、措施、总结 2.质量管理制度、办法、规定 3.产品质量检测、化验、试验材料 4.质量保证系统、合理化建议、整改措施等材料 5.质量事故分析报告及处理材料 6.统计报表 03
劳
动
管
理
1.劳动管理的通知、规定 2.劳动定额、定员 3.工人调动介绍信及存根、工资转移证、厂内调动通知单 4.工人招聘录用、复员军人安置、退职退休、停薪留职、辞退等 5.劳动工资计划、总结、会议纪要、报告 6.企业调整、改革工资制度方案、调资、定级、浮动、奖金、津贴及落实政策等 7.劳动保护的方针、政策、规定 8.劳动保险 9.统计报表、工人名册 04
能
源
管
理
1.能源管理的指示、规定、通知 2.能源工作计划、总结、报告 3.能源消耗定额管理 4.节能工作方案、措施、实施情况、总结 5.统计报表
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
05
安
全
生
产
1.安全技术管理通知、规定、通报、会议纪要等 2.安全技术管理制度、办法 3.安全技术措施、总结 4.事故报告、调查分新及处理材料 5.安全教育、安全生产竞赛活动 6.统计报表 06
设
备
管
理
1.设备管理指示、通知、办法、规定等 2.设备管理规划、计划、总结 3.设备技术管理 4.设备运行管理 5.设备保养、维护、维修 6.备品备件管理 07
基
建
管
理
1.基建管理制度、办法、规定等 2.基建发展规划、计划、报告 3.征、租用土地(单独项目的除外) 4.其他基建工作管理文件 5.统计报表 08
科
技
管
理
1.科技工作指示、通知、规定等 2.科技发展规划、计划、总结 3.技术引进和开发新产品 4.技术革新和合理化建议 5.现代化管理 6.科技成果和专利管理材料 7.学术论文、考察报告，专题总结 8.统计报表 09
环
境
保
护
1.环境保护规划、计划 2.环境保护制度、通知 3.环保调查、监测、分析材料 4.环境污染防治措施、总结、报告 5.统计报表 10
计
量
工
作
1.计量工作规划、计划、总结 2.计量工作管理制度、办法、规定 3.计量设备、仅器、器具资料及定期检查记录 4.计量管理工作方面的材料 5.统计报表 11
标
准
化
工
作
1.标准化管理的制度、办法、规定 2.标准化管理规划、计划、总结 3.生产技术规范 4.企业技术标准 5.企业管理标准、工作标准 6.标准化管理工作
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
12
档
案
和
信
息
工
作
1.档案工作规划、计划、总结 2.档案工作制度、办法、规定等 3.档案移交清单、销毁清册 4.档案利用、开发成果 5.信息工作计划、总结 6.信息工作的通知、规定等 7．计算机使用和管理的通知、规定等 8．计算机软件、盘片材料 9．信息管理工作材料 10．有关科技信息 11．图书、资料工作材料 12．统计报表 E E
产
品
类
产品档案按产品种类设置二级类目，按产品型号设置三级类目，按产品 结构或产品工艺、工装 设计、文件 材料内容设置四级类目
同一产品型号内 1．产品开发阶段文件材料，产品开发建议，技术、经济可行性研究，立项审批，技术任务书、协议、合同等，产品研究、设计试制计划，技术攻关，各种试验记录和分析报告，试制产品质量和技术经济分析，试制总结，产品定型鉴定验收，产品创优申请、审批、获奖等。
2.产品设计图样 3．工艺设计图样 4．工装设计图样 F F
科
学
技
术
研
究
类
科学技术研究档案按课题性质设置二级类目，按研究课题设置三级类目
同一研究课题内 1．课题立项阶段文件材料：课题可行性研究，立项申请审批，课题研究任务书，开题报告，方案论证及专题调研。
2．研究实验阶段文件材料：研究工作计划，各种计算材料、试验材料、原始记录、试验报告、阶段成果及总结。
3．课题鉴定阶段：鉴定依据材料，鉴定会议记录，参加人员名单，鉴定验收结论。
4．申报成果阶段：课题成果申报及评审材料，获奖证书及批文。
5．研究成果推广应用阶段：专利申报，技术转让，推广应用总结。
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
G G
基
本
建
设
类
基本建设档案按 工 程 性 质 (生产设施、辅助生产设施、生活 设 施 „ „ )
设置二级类目，按建筑项目设置三级类目，按子项工程或专业分工设置四组类目
1．工程建设前期文件材料：可行性研究报告及审批，计划任务书、设计任务书及其他有关协议、合同、委托书等,环境调查，工程、水文地质勘察，地形、地貌、水文、气象、地震等基础材料,工程占地征地、拆迁工作方面的材料。
2.工程设计阶段：工程初步设计及审查、施工图设计。
3．工程施工阶段：施工组织设计，工程施工招标、投标、合同、协议、施工执照等图纸会审纪要、施工方案、开工报告、隐蔽工程记录、质量鉴定、试验报告、设计变更通知单、原材料出厂证明，单位工程交工验收记录，竣工田。
4.工程竣工验收阶段：各有关专业工程竣工验收报告,工程预验收报告、预验收评审书，工程竣工验收报告、验收评审书、验收委员会签字名单。
说明：1.有关工程的设备仪器安装记录、调试记录等，统一归入设备仪器档案中，设备仪器与建筑工程很难截然分开的，归人基建档案中。2.有关工程的涉外文件材料，属于设备仪器的，归人设备仪器档案中，属于整个工程项目的，归入基建档案中。
H H
设
备
仪
器
类
设备仪器档案按设备仪器种类(使用性质)设置二级类目，按设备仪器型号设置三级类目
同一设备仪器内 1．设备仪器购置阶段：可行性研究，购置申请及审批，订货签约，来往函件，到货开箱检查记录，随
机文件材料，商检材料。
2.安装调试阶段：安装调试记录，试运行记录、验收
报告。
3．运行阶段：设备仪器操作规程，安全技术措施，维护保养规程，设备运行记录，维护记录，大、中、小修记录等。
说明：1.企业自制专用设备，要依照产品档案进行整理，归设备档案进行管理。2.企业设备管理性文件材料，按年度、问题进行整理，归人生产技术管理类设备仪器管理屑类。
I I
会
计
档
类
01
会
计
凭
证
1.现金凭证 2.银行转帐凭证 3.成本核算凭证 4.材料凭证 5.固定资产凭证 6.销售凭证 7.工资凭证 „„„„ 02
会
计
帐
簿
1.会计总帐 2.现金日记帐 3.银行存款日记帐 4.销售利润明细帐 5.生产费用明细帐 6.其他专项明细帐 7.固定资产卡片 8.各种辅助帐簿 „„„„
一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
基
本
范
围
03
会
计
报
表
1.年度会计报表 2.月(季)度会计报表 3.专项会计报表 4.财务快报 5.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册 J J
干
部
职
工
档
案
类
干部职工档案下设干部、工人、离退休职工、死亡职工四个二级类目，三 级类目按干部、工人个人设置
每一干部职工个人范围内 1.个人履历材料 2.自传材料 3.学业和专业技术职务聘任材料 4.政治历史情况审查材料 5.参加共产党或其他党派材料 6.受奖材料 7.处分材料 8.有关录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、退(离)休、退 职材料，参加各种代表会代表登记材料 9.有关工作业绩、成就、贡献以及考核考察材料 10.其他有关材料
附录 B
档 号 示 意 （补充件）
B.1
以大写汉语拼音字母标识大类
B.2
以阿拉伯数字标识大类
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