档案管理方式
物业档案是对前期开发成果的记录和继承，是当前实施物业工程维修、配套、改造必不可少的依据，是物业管理企业的基础工作。****学院物业管理档案资料包括：基建项目竣工验收资料、设备档案、行政文书、财务、客户管理、消防、治安、建筑及工程运行、维修技术等业务活动过程中形成的一切有价值的文字图像资料。通过规范指引，对记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供参考依据。档案管理精细化、科学化、规范化，打造属于公司的行业口碑。
（1 1 ）档案管理职责 部门/岗位 工作内容 总经理办公室
负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。
品质管理中心 监督公司各部门记录的控制及文档管理； 收集管理体系标准，对其有效性负责。
相关职能部门 收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。
部门负责人
具体指导本部门记录和文档管理。
资料管理岗位
收集保管记录、文档资料。
（2 2 ）档案的收集和归档
①归档的文件材料要求完整、系统、准确、真实。****学院的相关文件材料的收集、 归档需要得到前期开发商的大力支持。
②扩建工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收等，必须在文件资料的完整、准确、系统的情况下才能验收；
③基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档。
④文件的定义: 记录：体系文件规定需要记录的所有成文信息。包含：书面记录、电子记录、光盘、存储卡、影音、图片、云储存、云记录等。
（3）过程控制 ①现场记录的管理：
A、做好清晰的标识，确保现场记录无污损或破损等,尤其是室外场所产生的记录,避免风吹日晒雨淋, 做好记录的现场保管工作。
B、领班及以上管理人员应检查现场记录表格的有效性和记录的完整性，并视情况于每月/季/其他固定周期收集现场已填写完毕的记录,送交部门资料管理岗位。
②文件资料归档及管理要求 A、一般按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行。
B、归档时按照不同业务类别对已收集的记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）
的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表）
C、资料是原件，且只有一份，无法再次获得副本的或获得较难的，应将该资料进行全彩扫描，制成电子资料进行存档。如各类验收报告、审批意见、法律文书、重要图纸等。
D、归档资料应尽量在统一地点保存。
文档编号 文档名称 产生时间段 保存期限 存档人 存档日期 报废日期
E、物业外包服务生成的记录，除通用的培训（会议）签到记录、评估表外，如招投标相关记录、评审、约谈、考核等重要记录于次月初交存于公司留存，其他记录均长期存放在物业服务中心。对于与客户生活相关的，如电梯、供配电、生活供水等设备保养记录，建议制作两联的记录表格，一份由维保留存，一份交物业服务中心留存。
F、安防、绿化工程记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于公司/项目资料室。
G、归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经部门/项目负责人批准，由资料管理岗位负责跟进、收回。
F、资料管理岗位调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。
（4）重要资料管理 ①工程资料 A、工程档案资料包括：
a.由发展商提供的规划、竣工、验收资料； b.设施设备安装、使用、维修保养技术资料； c.物业质量证明文件和物业使用说明文件； d.房屋本体和设备的改造变更资料； e.其它必要资料。
B、由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各部门应指定专业技术人员核对、接收， 并列出清单交与资料管理岗统一保管。
C、如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。
D、各类设备资料：供配电系统、给排水系统、消防系统、电梯、空调系统、电讯系统、会务系统、车场系统、安防系统、防雷系统、燃气管道、娱乐设备等。
E、各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保养时查阅。
②物业资料 A、物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。
B、各部门/项目负责在物业入伙后一个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员。
C、标准、政策、法规管理：总经理办公室或其他职能部门收集到最新的政策法规、行业标准时，应于 1 个工作日内转发相关职能部门或区域公司，由总部职能部门或区域公司研究是否适用于公司，如实用，应在 7 个工作日内培训到相关的部门及项目，并针对该政策法规或行业标准制定对应的工作指引。
（5）电子文档管理 ①有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子文档。
②部门电子文档应统一管理，按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符，三级及以下
目录部门可根据需要自行调整。
③电子文档的备份存档以月为单位，每月实现备份，各部门/项目需配置 1 个以上具有密码功能对数据储存设备，每月进行更新数据内容，确保数据不丢失，数据储存密码设置为不易破解混合密码。
④重要、机密的电子文档需设置密码后报部门/项目负责人备案。当事人如有离（调）
职需完善交接手续。
（6）风险控制 风险点 风险描述 预防措施
保密文件、资料外泄
涉及客户的信息、资料、涉及公司需要保密的文件资料被不当外传、外泄，对客户及公司经营管理造成影响。
所有需要保存的资料，专人管理。涉及客户信息及公司重大战略、经营决策的重要文件，纸质保存的，原件需进行扫描或复印，并需上锁管理，电子储存的需设置密码，并作备份。同时对以上资料的查阅，按照职级权限，履行登 记备案手续，并作保密要求。
档案管理不善、损坏、丢失
重要文件记录在分发、传递、保管过程中丢失、损坏 档案管理员需对岗位职责及要求清晰、了解； 部门/项目负责人定期对部门/项目档案管理情况进行检查指导； 落实责任制，在借阅、分发、保管等各流程，哪个环节出现问题追究该环节的责任； 对文档资料存储环境每日检查，做好防潮、防火、防虫蚁鼠害等防护工作。
档案无归口分类存放 档案室、档案柜空间受限或档案资料无归类，凌乱，需要使用时耗时耗力，影响工作效率。
哪个环节出现问题追究该环节的责任； 对文档资料存储环境每日检查，做好防潮、防火、防虫蚁鼠害等防护工作。按照档案资料归口，各文件属性、业务类别归 口存放，编码有序，并做好资料存放目录清单； 档案管理岗位职务变化时，做好交接手续； 收集的资料不得交由他人保管存放，档案管理员或指定专人负责，避免打乱存放顺序； 需要定期收集保管的资料，在周期结束后第一 时间向相关人员提醒，按时完成收集保管。
严格履行登记手续，借阅、查阅记录可追朔。
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