大学档案管理办法
第一章
总 则
第一条
为了提高全校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《AA 省档案条例》和《AA 省高等学校档案管理实施办法》，结合我校实际，制定本办法。
第二条
本办法所称的档案，是指我校从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条
学校档案反映学校建立、建设与发展的全过程，是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶，是检查学校教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据，具有极其重要的凭证价值和参考作用。因此，学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的领导，并依法将档案工作纳入全校整体发展规划和年度工作计划，从人力、财力、物力等方面保证档案工作开展的需要。
第四条
全校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面的利用。学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案资料的重要机构，其业务接受省教育厅和省档案局的指导、监督与检查。
第二章
管理体制、机构设置与人员配备
第五条
学校档案工作由校长直接领导，校办主任具体协助校长分管档案工作，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家和 AA 省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； （二）负责将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； （三）关心学校档案事业的建设与发展，定期听取学校档案工作汇报，及时研究、解决档案工作中出现的重要问题，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需的设备，改善档案工作条件，使档案工作与学校的其他各项工作协调发展。
（四）研究决定全校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条
学校综合档案室主要职责是：
（一）贯彻执行国家、AA 省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； （二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； （三）负责接受（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； （四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源； （五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； （六）开展档案的开放和利用工作； （七）开展学校档案工作人员的业务培训； （八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； （九）开展国内外档案学术研究和交流活动； （十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。
第七条
学校综合档案室设主任一名，主任应当具备以下条件：
（一）热心档案事业； （二）有较强的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神； （三）年富力强，身体健康。
为了加强对学校档案工作的统一领导，学校成立由分管校长为主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。
第八条
各教学单位、校直机关各部门、各直属、附属单位必须明确一名负责人分管本部门的档案工作，组织本部门相关人员学习、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，执行学校档案工作规章制度，督促、检查本部门的文件材料归档工作，并负责将本部门已整理归档的档案定期向学校综合档案室移交，切实把档案工作纳入本部门的工作计划、相关制度和议事日程。
第九条
学校综合档案室专职档案工作人员列入学校事业编制。编制人数按照国家和 AA 省相关标准确定。
档案工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
学校综合档案室专职档案人员一般应具有国民教育系列大专及以上学历，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
各部门兼职档案人员应当保持相对稳定，并负责做好本部门文件材料的形成、积累和归档工作。
对于长期接触有毒有害物质的档案馆工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关涉密人员的规定，参照相关标准予以补助。
兼职档案员在学校综合档案室工作人员指导下，按学校的有关规定收集、整理本部门招生、教学、科研、开发、基建、设备、外事、学报、出版、财会等活动中形成的不同载体的文件材料，并负责本部门文件材料的立卷归档和整理、保管、移交工作。兼职档案员应积极参加学校综合档案室和上级业务主管部门举办的档案业务学习与培训，不断提高档案工作水平。
第三章
条件保障
第十条
档案工作所需要的经费，应单独立项，列入学校预算，以保证档案工作的实际需要。学校各教学单位和职能部门应依据年度档案形成的数量，按一定的比例从本部门年度经费中划拨专项资金，用于保障本部门档案工作所需的档案装具、设备、人员培训等费用。
第十一条
学校综合档案室是保存和利用学校档案的专门机构，应当确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。具体标准按照《档案馆建设标准》 （建标 103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）执行。
存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。
档案库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，应满足今后二十年档案保管的需要。
第十二条
学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快学校数字档案馆建设，保障学校档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第四章
档案管理
第十三条
学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条
学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016 号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6 号）及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4 号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32 号和 AA 省财政厅、AA 省档案局印发的《AA 省会计档案管理办法实施细则》（财会字[1999]691 号）执行。
（十二）人事类：纳入学校管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12 号）执行。
上述归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十五条
学校实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校综合档案室移交。
第十六条
归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十七条
归档时间与质量要求 （一）校直机关各部门形成的文书档案，应按学校综合档案室的规定整理立卷后在次年 3 月底前归档; （二）学生类档案应当在新生入学后的 2 个月内归档； （三）各教学单位形成的教学档案，应按学校综合档案室的规定整理立卷后在次年4 月底前归档; （四）科研类档案应当在项目完成后 2 个月内归档； （五）基建类档案应当在项目完成后 3 个月内归档； （六）仪器设备类档案应当在完成验收后的 2 个月内归档； （七）财务处及各经济实体单位形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务处及各经济实体单位保管一年，期满后由财务处及各经济实体单位整理后向学校综合档案室移交。
（八）声像档案包括光盘、照片、录音带、录像带。归档时照片必须有文字说明，无底片的重要照片，应进行翻拍复制；录音（像）带也要附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；归档时间为文件形成的当月底前。
（九）各立卷单位形成的实物档案（包括学校各项活动中形成的有纪念意义的物品，学校对外交流中的受赠纪念品，以及有收藏价值的教学科研设备、设施以及其他有保存价值的实物等）应即时归档。
第十八条
学校实行教学单位和职能部门立卷制度，全校各处级建制单位均系立卷单位，均由各部门统一立卷。立卷人员积累材料、立卷，均按立卷单位统一归档，学校综合档案室按立卷单位接收档案并填写移交和接收档案目录（清单），双方单位经办人在移交目录（清单）上签字后，各执一份并存档，以便明确责任，备查验证。
第十九条
学校综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合我校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案 第二十条
建立和完善全校各类文件材料归档制度，并纳入学校教学、科研、管理和专兼职档案员的职责范围，做到每项教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第二十一条
全校各部门和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料，都必须按照规定向学校综合档案室移交，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。否则，追究相关人员及其单位主要领导人的责任，并视情节轻重给予不同处分，直至追究刑事责任。
对于我校个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交学校综合档案室保存，学校应给予适当奖励。
学校综合档案室对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校和社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，应由学校出资收集归档保存。
第二十二条
学校在对科研成果、产品试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、开箱、验收时，必须提前通知综合档案室派员参加。有关职能部门应会同学校综合档案室对应归档的文件材料加以审查，并签署意见；凡是没有完整、准确、系统文件材料的项目，不予验收，财务部门不予报销。
第二十三条
学校综合档案室应加强对涉密档案的管理。未经校办主任批准，任何人不得查阅涉密档案。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。
第二十四条
学校档案室要对室藏档案资料进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，千方百计确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十五条
学校综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。
第五章
档案的开发与利用
第二十六条
学校综合档案室应采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强档案的编研工作，积极主动地为学校中心工作和其他各项工作服务。
第二十七条
任何单位或个人需查阅学校档案室保存的档案原件，均须出示单位介绍信或持有其他合法证明或持有个人身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，方可查阅。否则，工作人员有权拒绝。
境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。
第二十八条
查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经校办主任批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十九条
学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
学校综合档案室应当为校内、外利用档案创造便利条件，凡用于校内工作或公益目的的，不收取任何费用；对用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案室应当无偿并优先提供。
第三十条
学校综合档案室应编制配套的档案检索工具，有计划有步骤地建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。
第三十一条
采取切实措施，进一步做好校史展览工作，使校史馆成为对全校师生员工进行爱校荣校教育的基地和展示形象的窗口。
第六章
奖励与惩罚
第三十二条
学校对在档案工作中作出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：
在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的； 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的； 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的； 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室的； 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十三条
有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的； （二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的； （三）涂改、伪造档案的； （四）擅自出卖、赠送、交换档案的； （五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的； （六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章
附
则
第三十四条
学校的文书、学生、教学、科研、会计、基建、仪器设备、产品、学报、出版、声像、实物等各类档案的管理规范，由学校综合档案室负责制定，报请学校档案工作委员会讨论通过后，由分管校长批准后实施。
第三十五条
凡此前学校印发的有关档案工作管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第三十六条
学校各二级机构的档案管理原则上由其自行负责，但在业务上接受学校综合档案室的指导、监督与检查。
第三十七条
本办法由学校综合档案室负责解释。
第三十八条
本办法自印发之日起施行。
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