行政后勤 部
规章 制度汇编目录
一、文明办公管理规定 ...................................... 3 二、公文处理规定 .......................................... 7 三、公文处理规定的补充规定 ............................... 10 四、会议管理办法 ......................................... 26 五、合同管理规定 ......................................... 36 六、公章使用管理规定 ..................................... 49 七、合同编号规则 ......................................... 53 八、出口加工区办公区域出入管理规定 ....................... 56 九、档案管理办法 ......................................... 61 十、法律文书归档管理办法 ................................. 77 十一、工程技术资料管理办法 ............................... 84 十二、生产数据管理规定 ................................... 90 十三、营业执照管理规定 ................................... 92 十四、督查督办工作细则 ................................... 96 十五、接待工作办法 ...................................... 102 十六、用车管理制度 ...................................... 114 十七、用餐管理规定 ...................................... 126 十八、宿舍管理规定 ...................................... 129
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十九、低值易耗品管理办法 ................................ 140 二十、办公用品和办公设备管理规定 ........................ 144 二十一、车辆维修保养管理细则 ............................ 152 二十二、“一卡通”管理办法 .............................. 155 二十三、劳保用品管理规定 ................................ 162
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一 、 文明办公管理规定
1. 目的
为了建设和谐企业，进一步加强精神文明建设，树立公司良好的企业形象，创造“文明整洁、规范高效、求真务实”的文明办公环境，严肃劳动纪律，提高工作效率，推动公司内部管理和工程建设健康协调发展，特制定本文明办公管理规定。
2 2. .
职责
行政后勤部是公司文明办公的归口管理部门，公司各职能部门应根据其岗位职责，密切配合行政后勤部搞好管理，实行部门经理负责制。
3 3. .
文明办公标准
3.1 规范有礼，语言文明（5 分）
3.1.1 养成良好的语言文明习惯，在对内、对外交往中，应当恰当使用以下礼貌用语：“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”、“再见”等(2.5分)。
3.1.2 接听电话及时、礼貌、语气和蔼，电话交谈简洁明了，重要事情做好记录，及时转达(2.5 分)。
3.2 仪表端庄，举止文明（5 分）
3.2.1 工作时间或者外出都要着装整洁、朴实、大方。工作场所不得穿拖鞋、短裤、无袖背心、打赤脚，女士不得穿超短裙、吊带背心等（2 分)。
3.2.2 行为举止端正，坐、立、行都要做到精神饱满、庄重得体(1 分)。
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3.2.3 容貌修饰得体，讲究个人卫生，勤换衣服、勤洗澡、勤理发、勤剪指甲(2 分)。
3.3 工作热情，服务文明（5 分）
3.3.1 待人接物，讲究礼节，热情迎送、握手、让座、沏茶；主动问话，耐心应答，做到和蔼可亲、温和谦恭(1 分)。
3.3.2 接待来客一视同仁，做到生人、熟人一样和气，干部、群众一样尊重，忙时、闲时一样耐心，来早、来晚一样热情(2 分)。
3.3.3 为用户提供精心、至诚、周到、高效的优良服务。虚心听取用户、其它客人和员工提出的意见、建议和批评，不与争辩，做到有则改之、无则加勉(2 分)。
3.4 环境整洁，秩序文明（20 分）
3.4.1 保持办公区安静，不大声喧哗。提倡提前十分钟到岗，打扫办公室内卫生，保持环境清新整洁，地面无杂物，设施表面无尘土，窗明几净。办公室内布局合理，整齐有序，保持办公桌洁净，物品不胡乱摆放(10 分)。
3.4.2 认真执行“6S 管理”的各项规定，保持办公场所的整洁卫生，办公垃圾及时清运到指定地点；自觉维护公共场所的卫生，不乱扔纸屑、垃圾，不准随地吐痰(10 分)。
3.5 遵规守纪，作风文明（40 分）
3.5.1 严格遵守作息时间，不迟到、不早退、不中间脱岗溜号(5 分)。
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3.5.2 如有特殊原因临时离开工作岗位的，必须执行离岗告知制度（员工向部门经理告知，部门经理向分管领导告知，分管领导向总经理告知），在征得同意后，方能离岗（5 分)。
3.5.3 坚守岗位，恪尽职守，不脱岗、串岗；上班时间不看与工作、业务无关的书籍、杂志、报纸；不打无关电话，不聊天闲谈；不吃零食，不在工作场所化妆，不上网聊天、玩游戏、炒股，不做与工作无关的事情(4 分)。
3.5.4 遵守会议时间和秩序，提前到场，手机调至振动或静音状态，会议中不交头接耳，尊重讲话发言者，认真聆听，做好记录(4 分)。
3.5.5 工作时间至少每 4 小时查阅一次 NOTES，提高网络办公效率(15 分,凡延误工作者，该项分值扣完为止)。
3.5.6 严格执行保密制度、保护公司知识产权。严禁在任何场合泄漏公司商业及技术秘密；未经公司批准，严禁向任何人谈论公司商业及技术秘密；严格按权限阅读、保存公司文件和技术资料，严禁随意丢、放公司文件和技术资料；严格执行公司机密文件的打印、发放、归档、销毁制度(4 分)。
3.5.7 因工作需要，确需携带有关设备、工具离开公司时，应按规定办理离司手续，工作完毕带回公司后，应按规定及时履行核销手续(3 分)。
3.6 勤俭节约，公德文明（25 分）
3.6.1 提倡勤俭节约，反对浪费，从身边做起，从小事做起：下班或离岗时，应及时关闭电气设备(4 分)、照明(4 分)和门窗(10
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分)；用水完毕应及时关掉水龙头(2 分)；无特殊要求（如正式会议 、合同等）打（复）印双面用纸，非正式材料应回收利用已使用纸张。
3.6.2 公务接待宴请，厉行节约、不讲排场(3 分)。
4 4. .
考核 办 法
4.1 公司成立文明办公考核工作领导小组，由公司领导班子成员组成，负责文明办公考核工作的决策，下设办公室，设在企管策划部，日常考核工作由办公室牵头，随机抽调相关部门人员按照本规定对公司各部门和个人进行不定期的相互检查，检查出的问题，限期责令整改。
4.2 本规定的考核对象为公司员工，对违反本规定的个人，按第 3 条标准的对应分值视违反程度扣分（注：其它未列入本管理规定，但应属文明办公管理范畴的，另外设置 10 分，最高扣分以 10分为限），每分折合人民币 20 元，在当月绩效工资中扣除。
4.3 文明办公考核独立于其它考核工作，单独开展。
5 5. .
附则
5.1 本办法经制度建设委员会讨论通过，自通过之日起施行。
5.2 本制度由公司制度建设办公室负责解释，行政后勤部具体落实，并将执行中出现的问题及时向公司制度建设办公室反馈，以便修订、完善。
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二、 公文处理规定
1. 目的
为了进一步加强公司公文处理，使公文处理更加的规范化、制度化、科学化，提高工作效率，根据国家公文处理的相关管理规定，结合公司实际，特制定本规定。
2. 范围
2.1 本规定适用于公司对外的所有红头文件，加盖公司公章的重要上报材料、下发通知（含会议纪要）、协调函等；公司收到的来自上级部门、外单位的文件，以及公司部门向外呈送的请示性文件等。公司合同、图纸、技术性文件、财务工资报表等不在本规定范围内。
2.2 公文处理是指公文的办理、管理、立卷整理、归档等一系列相互关联的工作。
2.3 公司行政后勤部是公司公文处理的职能部门，主管公司公文处理工作，配备专职人员负责公文处理。
3. 发文办理
3.1 发文办理过程中，各部门一律不得以公司名义直接对外行文。因工作需要，以部门名义对外行文的需报行政后勤部门备案。
3.2 各职能部门承办的需对外发布的公司文件（通知、通报、报告、请示、函、决定等）应严格遵照发文办理程序。
3.3 各部门草拟文件后由部门经理对文件进行审查并签署意见，需要会商其他相关部门的，由拟稿人送相关部门进行会签。
3.4 会签完毕后，交部门分管领导审签，再送总经理签发。
3.5 领导签批程序完成后，由承办部门将文稿交行政后勤部进
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行校对、核查，并确定发文主送单位、抄送单位和文件印制份数，最后编号印发。
3.6 公司层面的一般性会议纪要，由承办部门直接送总经理签发；重要性会议纪要需由参会的部门负责人以上领导全部会签后，再送总经理签发。会议纪要下发后，对纪要内容有异议的，可于 1日内以书面形式向行政后勤部反馈意见，否则视为无异议。
4. 收文办理
4.1 行政后勤部负责公司的收文管理工作。接收文件必须严格履行接收登记程序，公司其他部门不得自行保留公司文件，如接收到公司与上级单位、各级政府部门、设计单位、参建单位、以及其他单位往来的正式文件，必须及时向行政后勤部移交，履行收文程序。各部门接收到文件，如不及时向行政后勤部移交，造成公司工作延误和经济损失的，将追究相关责任人和部门经理的责任。
4.2 除公司领导直接交办的事项，各部门不得越过行政后勤部向公司领导直接报送请示性文件。凡不按程序报送的文件，公司不予受理。
4.3 行政后勤部在接收登记文件后，提出拟办意见，并及时送呈分管领导、总经理签批办理意见。
4.4 各部门按照领导批示意见，对承办文件进行及时研究办理。涉及几个部门的工作，由主办部门牵头会同其他相关部门研究办理。如有在职责范围内不能解决的事项，承办部门或主办部门应于签收文件起 1 个工作日内提出处理建议方案报分管领导审批。
4.5 文件办结后，承办部门应在收文处理单上签署办理结果，并交还行政后勤部。最后由行政后勤部负责将重要文件的办理情况
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打印文件批示单送公司领导和有关部门阅知。
5. 归档管理
5.1 公司的各类正式发文（由行政后勤部进行统一编号印发的文件），以及无需编号但由公司领导签发的其他文件，必须至少留一份加盖公司公章的正式文件，连同领导修改的原稿一并交行政后勤部存档备查。
5.2 行政后勤部安排专人负责对公司收文进行造册登记、流转，文件一旦办结，立即将文件及领导批示一并归档保存。
5.3 公司级的各类会议，承办部门要做好会议记录，会议结束后及时将形成的会议纪要、决议连同会议文件交行政后勤部存档。
5.4 各部门应根据所经办的文件材料情况，定期对应归档的文件进行清理核对，积极收集补齐遗失、漏缺的文件，有计划、有步骤地进行档案收集整理工作。
5.5 每一工作年度结束后，行政后勤部将向各部门发送档案催缴通知单，各部门要在次年第一季度将应归档的文件材料移交行政后勤部。
6. 附则
6.1 本规定经制度建设委员会讨论通过，自通过之日起施行。
6.2 本规定由公司制度建设办公室负责解释，行政后勤部具体落实，并将执行中出现的问题及时向公司制度建设办公室反馈，以便修订、完善。
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三 、 公文处理 规定 的补充规定
1. 目的
为了确保公文处理的标准化、规范化、科学化，提高工作效率，根据国家公文处理的相关管理规定，结合本公司实际，特制定本规定。
2. 公文种类
2.1 决定
用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销不适当的决定事项。
2.2 通知
用于公布规章制度，转发上级机关公文，要求部门办理和需要周知或共同执行的事项。
2.3 通报
用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。
2.4 报告
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
2.5 请示
用于向上级机关请求指示、批准。
2.6 意见
用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。
2.7 函
用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批 事项等。
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2.8 规定
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规 范。
2.9 会议纪要
用于记载、传达会议情况和议定事项。
3. 公文行文格式
组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
3.1 眉首 3.1.1 发文机关标识 发文标识应用全称或规范化简称+文件，字体一般使用小标宋体字，并用红色标识，一般应小于 22mm×15mm（高×宽）。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。
3.1.2 发文字号 发文字号由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成,发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
下行文发文字号：采用“***公司发〔202X〕X 号”作为一般性的发文（规章制度、通知）字号；采用“总经理办公会议纪要〔202X〕X 号”作为总经理办公会议发文字号；采用“专题会议纪要〔202X〕X 号”作为专题会议纪要发文字号；采用“***公司 SCJH〔202X〕X
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号” 作为生产计划发文字号，采用“***公司人字〔202X〕X 号”作为人事发文字号。
上行文发文字号：采用“***公司报〔202X〕X 号”作为公司上报集团、政府的文件字号。
平行文发文字号：采用“***公司函〔202X〕X 号”作为对无隶属关系的机关之间商洽工作、询问和答复问题的公文的字号。
3.1.3 签发人 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。上行文应注明签发人、会签人姓名。
3.2 主体 3.2.1 公文标题 公文标题应准确简要地概括公文主要内容，一般不用标点符号。位于红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
3.2.2 主送机关 指承办或处理公文的单位 (部门或人)。主送单位(部门或人)应使用全称或规范化简称。位于标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
3.2.3 公文正文
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正文是公文的主题，用来表达公文的具体内容。位于主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文部分采用三号仿宋字体，一般每面排 22 行，每行 28 个字。
正文内标题字体、字号 1 级标题文字使用 3 号黑体，2 级标题文字使用 3 号楷体，3 级标题文字使用 3 号宋或仿宋体，4 级标题文字使用 3 号宋或仿宋体。标题单独成行时，均无需标点。
结构层次序数、标点第 1 层为“一、”，第 2 层为“（一）”，第 3 层为“1.”，第 4 层为“（1）”。不使用不规范的序号，如：1）、A、a 等。
3.2.4 附件 指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，应在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。
一般附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
3.2.5 成文日期 以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。
3.2.6 公文生效标识
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单一机关制发的公文成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
3.3 版记 3.3.1 主题词 主题词不能随意标注，应由行政后勤部统一标注，“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。
3.3.2 抄送机关 公文的抄送单位 (部门或人)指除主送单位（部门或人）以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)。抄送单位（部门或人）应为使用其的全称或规范化简称。
公文如有抄送机关，应位于主题词下 1 行；左空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
3.3.3 印发机关和印发日期
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印发机关与印发日期应位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
印数置于印发单位名称和印发日期的右下角，按发文范围+存档计算。
公文应当在每页下方用 4 号半角阿拉伯数码标注页码，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm（首页不显示）。双面印刷页码居左侧空一字，单面印刷页码居右侧空一字， 空白页和空白页以后的页不标识页码。
4. 发文办理与 行文规则
4.1 发文办理定义 指以本单位名义制发公文的过程，主要包括拟稿、过会（会签）、审核、签发、复核、编号、登记、缮印、用印、分发等程序。
4.2 外部行文规则 对外上报的公文，应由各职能部门撰写，其负责人审稿签字并经行政后勤部核稿、编号、编写主题词，报相关领导会核、签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由行政后勤部以单位名义对外行文。
除公司行政后勤部以外，其他部门不得对外正式行文，确因工作需要，经公司分管领导批准，只能以函的形式与相关单位进行工作商洽。
4.3 内部行文规则
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4.3.1 在本部门职权范围内，可根据各自的实际情况和公司领导授权规定，属各职能部门专项事务和业务范围须对内行文的，一般由各职能部门撰写，部门负责人签发（若须会签部门，会签部门职能部长也须签字），并交分管领导审签，再送总经理签发。由行政后勤部统一编号、登记、印发。
4.3.2 除公司级会议纪要由行政后勤部撰写外，其他专题会议的会议纪要由会议组织部门撰写并报领导签批，经行政后勤部编号、登记、印发。
4.4 请示或报告 4.4.1 请示或报告须一文一事，一般不得越级请示或报告，因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和领导。
4.4.2 请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。
5 5 . 收文办理
5.1 收文办理范围 一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。
5.2 行政后勤部负责公司的收文管理工作。
接收文件必须严格履行接收登记程序，公司其他部门不得自行保留公司文件，如接收到公司与上级单位、各级政府部门、设计单位、参建单位、以及其他单位往来的正式文件，必须及时向行政后勤部移交，进入收文办理程序。各部门接收到文件，如不及时向行政后勤部移交，造成公司工作延误和经济损失的，将追究相关责任
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人和部门经理的责任。
5.3 行政后勤部在接收登记文件后，提出拟办意见，并及时送呈分管领导、总经理签批办理意见。
5.4 文秘人员应按单位领导签批的意见，及时、准确地进行分发处理, 行政后勤部负责督办，一般都应在当天办理完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。传阅人员应签字并注明阅文时间。
5.5 各部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时向发文部门和行政后勤部说明。
5.6 文件办结后，由行政后勤部填写督办情况，重要文件的办理情况应送公司领导阅知。
6. 公文管理
6.1 公文由专人统一收发、审核、用印、归档、销毁。
6.2 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
6.3 上级单位的公文，经批准后方可翻印，并应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围等。公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。
6.4 公文办理完毕，应由行政后勤部及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。行政后勤部应及时整理立卷，个人不得保存应存档的公文。
6.5 不具备存档价值及存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要到指定场所并进行登记，有
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两人以上监督，保证不丢失、不遗漏。
7 7. .
公司规章制度行文标准
公司规章制度行文的文本标准，根据集团《行政工作规章制度建设管理办法》相关规定，其中标题用黑体小二号字体，正文用小三号仿宋字体。（具体参见本文格式）
8 8. . 式样
公文下行文版式见图 1,上行文版式见图 2,平行文版式见图 3，会议纪要版式见图 4。
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下发单位：顶格，3 号仿宋，上空 1 行 图 1
****** 公司 文件
****公司发〔202X〕X 号
关于××××的通知
×××××××××××：
一、××××××××××× （一）××××××××××× 1．××××××××××××××××××××××。
2. ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知。
附件：1．×××××××××××××××××××× 标题：２号小标宋体居中 行距：28 磅 一级标题：3 号黑体
二级标题：3 号楷体 正文：3 号仿宋 此编号后用圆点不用顿号 下行文 上边距：
37±1mm
20
××××××
2．×××××××××××××××××××× ××××××
******有限公司
二○二×年×月×日
主题词 ：
×× ×× ××
××××××
202×年×月×日印发 （共印×份）
正文后空两行落款 盖印则不用写发文机关名称 右空4字 左空1字
右空1字 下边距：3.5 厘米 左缩进与上面文字对齐 末尾不加标点符号
21
主送机关：顶格，3 号仿宋，上空 1 行 图 2
****** 公司 文件
******报〔202X〕X 号
签发人 ：
XXX
关于××××的请示
×××××××××××：
一、××××××××××× （一）××××××××××× 1．××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××。
上行文 上边距：
37±1mm 左边距：28±1mm 右边距：
26mm 上行文：居左空 1 字 上行文：居右空 1 字，签发人姓名用楷体三号
标题：２号小标宋体居中 行距：28 磅 小标题：3 号黑体 二级标题：3 号楷体 正文：3 号仿宋 此编号后用圆点不用顿号 左空 2 字，上空 1 行 距版心 70mm
22
附件：1．×××××××××××××××××××× ××××××
2．×××××××××××××××××××× ××××××
二○二×年×月×日
（联系人：×××
电话：××××）
主题词 ：
×× ×× 请示
报：×××，×××，×××。
××××××
202×年×月×日印发
（共印×份）
下边距：3.5 厘米 左缩进与上面文字对齐 末尾不加标点符号
正文后空两行落款 盖印不用写发文机关名称 右空4字 不要写成 0 或零 3号黑体顶格 左空 2 字 3 号小标宋体 左空1字右空1字
23
函：居右空1字 主送机关：顶格，3 号仿宋，上空 1 行 图 3
****** 公司 文件
****公司函〔202 X〕X 号
关于××××的函
××××：
一、××××××××××× （一）××××××××××× 1．××××××××××××××××××××××。
（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○二×年×月×日
（联系人：×××
电话：×××）
平行文 行距：28 磅 一级标题：3 号黑体
二级标题：3 号楷体 正文：3 号仿宋 此编号后用圆点不用顿号 正文后空两行落款 盖印不用写发文机关名称 不要写成 0 或零 右空4字 左边距：
28±1mm
下边距：3.5 厘米 右边距：
26mm 标题：２号小标宋体居中 上边距：
37±1mm
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图 4
****** 公司
****公司会议纪要〔202X〕X 号
××××会议纪要 （二○一×年×月××日）
×××××××××××××××××××××××××××××××××××，纪要如下：
一、××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
上边距：
37±1mm 距版心 25mm 正文：3 号仿宋 行距：28 磅
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二、××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主持：××× 出席：×××、×××、××× 列席：×××、×××
记录：×××
主题词 ：
×× ×× 会议纪要
抄送：×××，×××，×××。
××××××
202×年×月×日印发
（共印×份）
左边距：28±1mm 右边距：
26mm 3号黑体顶格 3 号小标宋体
左空1字
右空1字 下边距：3.5 厘米
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四 、 会议管理办法
1. 目的和 范围
为提高会议的效率和质量，切实发挥会议在公司建设、经营、管理中的决策、协调、服务作用，特制定本办法。
会议本着计划、精简、高效的原则召开，应有明确的主题、议程。
会议应指定专人进行会议记录，重要会议结束后应形成会议纪要并呈报主持会议的领导审定后，做好相应的分送、督办、立卷、归档工作。
本办法涵盖了会议管理规定的内容和办法，适用于公司所有行政性会议，包括总经理办公会、公司班子例会、部门工作会、年会、半年会、员工大会和各类专题会、汇报会、座谈会、与外单位协调会等。招标会等业务性会议不在本办法范围内。各部门应严格执行本办法，保证公司会议正常进行。
2. 职责
行政后勤部是会议管理的职能部门，负责公司级行政会议的筹备及其他会议的协调、服务。
3. 管理内容和方法
3.1 总经理办公会
3.1.1 总经理办公会的主要任务是传达、贯彻落实集团决议， 研究决定公司各部门负责人的任免，议定公司各项重大决策和重大经营活动的实施方案，研究处理紧急事项，安排部署重点工作、事项等。
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3.1.2 总经理办公会由总经理主持，参加人员为公司班子成 员和所有中层干部，专项工作负责人根据需要可以列席会议。
3.1.3 总经理办公会原则上一周召开一次，一般由总经理 提议召开，如有重大、突发事项需研究决策可由公司分管领导提议，报总经理决定召开。
3.1.4 总经理办公会召开前，由总经理指定专人进行议题收集后报总经理审定，审定议题的汇报人需提前准备相关材料在会前（涉秘事项在会上）分发参会人员。
3.1.5 总经理办公会由公司文秘负责会议记录并及时形成会议纪要，报总经理审定后按要求报送、分发和存档。
3.1.6 总经理办公会议决事项由行政后勤部严格按时间节点督办，并将督办结果书面报总经理。行政后勤部负责将总经理办公会议决的公司各项重点工作计划纳入计划，对完成结果进行考核。议决事项承办部门或承办人如不能按时完成，应在第一时间向总经理汇报。
3.2 公司班子例会 3.2.1 公司班子例会是加强日常管理和提高执行力的重要手段，主要任务是及时沟通信息、通报情况，总结前一阶段工作的主要成绩和存在的问题，提出改进措施，部署下一阶段工作等。
3.2.2 公司班子例会由总经理或总经理委托的分管领导主持，参加人员为公司班子成员。会议主持人根据需要可以指定其他人员列席会议。
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3.2.3 公司班子例会原则上每周召开一次以上，参会人员汇报工作应言简意赅、突出重点，着重分析问题所在和建议措施。
3.2.4 公司班子例会由行政后勤部安排专人负责记录并形成督办单，报会议主持人审定后进行分送、督办、存档。
3.3 年度工作会议 3.3.1 年度工作会的主要任务是对上年度工作进行全面总结、通报，部署下一年度的发展计划，组织公司内部的经验交流和业务培训，进行先进表彰等。
3.3.2 年度工作会由总经理指定分管领导主持，总经理作全年工作报告。
3.3.3 年度工作会参加人员为公司领导、各部门负责人及其他管理人员，根据需要可以经总经理同意邀请集团领导、外来嘉宾出席。
3.3.4 年度工作会于每年元月底前召开。
3.3.5 行政后勤部负责会议的牵头组织安排，并做好记录和宣传。
3.4 半年工作会 3.4.1 半年工作会的主要任务是总结上半年公司及各部门的工作进展、经营管理情况，调整年度计划，研究和部署下半年的工作。在公司建设期，半年工作会可再细化为季度工作会、月度工作会。
3.4.2 半年工作会由总经理主持，分管领导、部门负责人进行工作汇报，其他管理人员参加。
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3.4.3 半年工作会应于每年 7 月 20 日前召开，季度、月度工作会应于下一季度、月度的第一周召开。
3.4.4 半年工作会议的筹备由行政后勤部负责组织，并指定专人做好会议记录。
3.5 员工大会 3.5.1 员工大会的主要任务是传达和学习公司重要文件、重大决定，宣布人事调整和任免事项，部署全员性的专项工作，组织员工进行思想交流、通报表彰等。
3.5.2 员工大会由总经理或总经理指定的分管领导主持召开，公司全体管理人员参加。
3.5.3 员工大会为不定期会议，由总经理决定召开时间，也可由需开展全员工作的部门提议，经分管领导初审后报总经理同意召开。
3.5.4 员工大会由承办部门组织并指定专人做好会议记录，行政后勤部协办。
3.6 专题工作会 3.6.1 专题工作会的主要任务是就公司某一方面的专项工作进行研究、决策。
3.6.2 专题工作会由该专项工作的领导小组组长（委员会主任）主持，领导小组（委员会）的常设机构提议召开。参加人员是领导小组（委员会）的成员，以及与该专项工作有关的人员，必要时可邀请有关专家、顾问出席。
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3.6.3 专题工作会召开前，领导小组（委员会）的常设机构应将相关议题及材料分发给与会人员。紧急情况下，主持人可以临时召集会议。
3.6.4 专题工作会由领导小组（委员会）的常设机构安排专人进行记录和整理，并呈报主持人审定后印发、督办。
3.7 与外单位协调会 3.7.1 与外单位协调会的主要任务是公司与外单位（含政府部门、集团下属各子公司、业务往来单位等）就相关工作进行沟通协调，双方或多方达成一致意见并共同遵照执行，以利于公司工作的推进和公司利益的维护。
3.7.2 与外单位协调会由总经理或总经理指定的分管领导、相关人员参加，并确定公司第一代表。
3.7.3 参加协调会的人员在会前必须进行充分准备，领会公司的指示精神，内部达成一致意见。公司第一代表在会议中的表态以有礼有节、维护公司利益为原则；不能当场表态的提请参会方再行召开协调会。
3.7.4 与外单位协调会由行政后勤部或业务部门负责与参会方、召集方进行会务沟通、协调，并指定专人做好会议记录、整理。会议纪要需由参会各方第一代表全部审核签字同意后印发执行。
3.8 部门工作会 3.8.1 部门工作会是部门进行日常管理、协调的重要手段，主要任务是传达落实公司有关决议和决定，讨论研究本部门的工作，
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检查近期工作落实情况，研究解决工作中产生的问题，制定有关工作计划等。
3.8.2 部门工作会原则上一周召开一次，由公司各部门负责人主持，安排专人负责记录、存档。
3.9 专题培训会参照《培训管理制度》执行。
3.10 会议的管理 3.10.1 计划管理。原则上所有可预见的公司级会议（包括座谈会、论坛等）均应列入公司年度会议计划中。行政后勤部负责拟定全年会议计划，明确会议类型、时间、参加人员、预算等，报总经理办公会审定。不定期或临时的大型会议应由承办部门提出详细的会议方案，报班子会讨论、总经理批准。
3.10.2 时间管理。严格控制会议用时，列入计划的会议应严格按照计划规定时间执行。会议承办部门可根据会议进程提请主持人防止用时突破。为节约时间，提高效率，鼓励参会人员相同或大部分相同的多个会议合并召开。
3.10.3 地点管理。会议的地点原则上在公司内部召开；公司不具备相应会议条件，或确需在公司外召开的报总经理批准实施。
3.10.4 预算管理。大型会议，以及由公司承办、在公司外召开的会议应单独列明预算，报总经理一并审批。
3.10.5 请假管理。参会人员因特殊原因不能到会，须经会议主持人批准，并由主持人决定是否由相关人员代会，严禁无故旷会、代会。会议期间如有特殊情况需早退者，须经主持人批准。
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3.10.6 会议签到管理。会议承办部门应提前在会场入口处准备《会议签到表》供与会人员签到。会议开始后停止签到，会后将签到结果及会议出勤情况每月定期（每月 26 日）报人力资源部备案考勤。无故旷会、迟到、早退者视同旷工、迟到、早退。
3.10.7 会场管理。与会人员进入会场后，应按指定位置就座，无指定位置时由前至后依次就座，严格遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。会议期间，与会人员手机应关闭或调至静音位置，以免影响周围人员和会议进程；会议主持人按照事先确定的议程控制会议节奏、主题和会场气氛，确保会议的高效畅通。
3.10.8 会议通知管理。计划性会议应以 NOTES 形式至少提前 4小时通知参会人员，并提出参会要求；临时性会议由承办部门电话通知参会人员。重要会议的通知应做好通知记录。
3.10.9 会议室管理。使用公司会议室须由承办部门提前在行政后勤部预约登记，注明开会时间、人数及会议服务要求。
3.10.10 如会议涉及专项费用，由承办部门向公司申请后自行办理。
3.10.11 凡有外来人员参加并有接待要求的会议,一律由行政后勤部的后勤人员负责安排茶水、水果、鲜花、条幅等会议用品。原则上公司内部会议，行政后勤部一律不安排茶水、水果等，有特殊要求的除外。
3.10.12 责任追究。凡会议组织、协调不力，会议通知有误（包括时间、地点错误，遗漏参会人员等），泄露重要会议内容的人员，
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公司将严格追究其责任，并给予一定的行政处罚和经济处罚；给公司造成重大损失者，公司将予以辞退，并依法追究相关法律责任。
3.10.13 会议结果、成果由承办部门整理成会议纪要，具体内容由承办部门负责督办落实。
4. 附则
4.1 本办法经公司制度建设委员会讨论通过，自发文之日起执行。
4.2 本办法由公司制度建设办公室负责解释；行政后勤部负责具体落实，并将执行中出现的问题及时向公司制度建设办公室反馈，以便及时修改、完善。
5. 附 表
5.1 会务工作联系单； 5.2 会议签到表。
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附表 1 会务工作联系单 时间：
年
月
日 会议主题 时间：
自
年
月
日
时
分 到
年
月
日
时
分 参会人数
会务要求
申报部门负责人 行政后勤部主管
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会议 签到 表
会议名称
主
持
地
点
日
期
序号 人员名单 签
到 1
2
3
4
5
6
7
8
9
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12
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五 、 合同管理规定
1 1 ．目的
为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本规定。
2 2 ．适用范围
本规定适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、施工合同、勘查设计合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、仓储物流合同、资产转让合同、咨询服务合同、其他服务合同等。
3 3 ．职责
3.1 公司工程设备部负责勘查设计合同、工程施工合同、工程机具租赁合同、生产用水电气采购合同等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.2 公司采购物流部负责生产物料采购合同、仓储物流合同、项目设备及工装工具采购合同、办公用品用具采购合同、后勤用品用具采购合同、车辆采购合同等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.3 公司资产财务部负责借款合同、资产转让合同、财务咨询合同（含审计合同）等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.4 公司行政后勤部负责房屋租赁合同、通讯服务合同、供餐服务合同、车辆维修合同、物业服务合同、法律服务合同等合同前
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的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.5 公司企管策划部负责管理咨询服务合同、信息化咨询及服务等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.6 公司技术部负责技术咨询服务合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.7 市场部负责产品销售合同、市场推广服务合同等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.8 人力资源部负责劳动合同（含劳务服务）、人力资源咨询服务合同等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.9 质量保证部负责质量咨询服务合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.10 党委工作部负责印刷（含设计）合同等合同前的招投标（比选）程序履行、合同谈判、合同条款确定及合同文本准备。
3.11 公司行政后勤部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
3.11.1 负责组织公司法律顾问进行合同的合法性、可行性、有利性审查； 3.11.2 负责对合同专用章、法人授权委托书的发放和管理； 3.11.3 负责经济合同纠纷的处理；
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3.11.4 负责经济合同的档案管理； 3.11.5 负责本制度的监督执行。
3.12 公司分管领导负责分管范围合同的审核，负责根据总经理的审批意见及授权签订合同； 3.13 公司总经理负责公司所有经济合同的审批。
4. 合同的签订
4.1 合同的主体 4.1.1 订立合同的主体必须是公司，部门不得擅自签订合同。
4.1.2 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
4.1.3 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理批准。
4.2 合同的形式 订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
4.3 合同的内容 4.3.1 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
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4.3.2 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
4.3.3 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
4.3.4 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
4.3.5 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
4.3.6 履行期限、地点和方式 履行期限应具体明确约定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式； 合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
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买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
4.3.7 合同的担保 合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
4.3.8 合同的解释 合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
4.3.9 保密条款 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
4.3.10 合同联系制度 履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
4.3.11 违约责任 根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
4.3.12 解决争议的方式 解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。若选择诉讼的，应约定由公司所在地法院管辖。
4.4 签订合同的工作程序 4.4.1 签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度 4.1 条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
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4.4.2 工程勘查设计、工程施工、设备采购、大宗物资采购合同，按以下程序签订：
负责部门按相关规定进行招投标或比选 招投标或比选结果报工程招投标及物资采购领导小组过会讨论 负责部门与对方商谈拟好合同条款 行政后勤部组织法律顾问审核合同 负责部门提交总经理审批（附件：招投标或比选资料、领导小组会议纪要、有法律顾问签署认可意见的合同文本）
分管领导根据总经理审批签订合同 行政后勤部进行合同编号并加盖合同专用章（附件：有法律顾问签署认可意见、总经理审批同意的合同文本）
行政后勤部、资产财务部各保留合同原件，负责部门保留复印件
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4.4.3 其他经济合同，按以下程序签订：
负责部门找三家或以上进行比选（如没有三家或以上参加比选，需事前向分管领导和总经理汇报）
负责部门与对方商谈拟好合同条款 行政后勤部组织法律顾问审核合同 负责部门提交总经理审批（附件：比选资料、有法律顾问签署认可意见的合同文本）
分管副总根据总经理审批签订合同 行政后勤部进行合同编号并加盖合同专用章（附件：有法律顾问签署认可意见、总经理审批同意的合同文本）
行政后勤部、资产财务部各保留合同原件，负责部门保留复印件 分管领导审核比选结果 总经理审核比选结果
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4.4.4 法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。
4.4.5 合同正式签订后，履行的手续文件除经办人自行保管外，应当交存公司行政后勤部一份备案。
5. 合同的变更、解除
5.1 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经...
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