XX 大学学生委员会档案管理制度 （一）
档案资料 管理 制度 第一条
为严格内部管理，及时做好计划和总结工作，客观、全面地反映学生会成员工作情况，学生会建立人事档案，工作档案、活动档案、内务档案及财务档案。时间上以周为小单位，月为大单位归类。
第二条
校学生会人事档案、内务档案的管理由组织部负责，工作档案、活动档案、财务档案的管理由办公室负责，各部门允许保存与本部门工作相关的文档副本。文档管理部门应做好文档的分类、保存等工作。
第三条
各部门和各主题活动项目的承办方应为学生会文档管理做基础工作，重视文件资料管理工作，指定专人负责文件资料管理工作。尤其电子文档必须专人专管。
第四条
送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整誊写。
第五条
人事档案：包括个人履历简介、学年工作鉴定，以及其它有关材料，由组织部负责考察记录。
（1）个人履历简介是学生会成员的基础档案，由个人及有关部门填写。
（2）年度工作鉴定是对学生会成员每年工作的评定，具体包括该年度的工作情况履历以及奖惩记录，一式三份，每年由学生会送一份到被鉴定人所在系部，作为评定奖学金、评选三好学生、优秀学生干部的依据之一。
（3）工作鉴定是学生会成员卸任或毕业离校时对其总体工
作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。
第六条
内务档案：包括会议记录、值班日记以及各部门的工作日志。
（1）学生会各会议记录应按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。
（2）值班日记由各值班人员严格按照值班条例规定填写，由组织部统一进行整理存档。
（3）学生会各部门建立工作日志。工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，并以工作周报的形式由组织部负责整理，统一公布。
第七条
工作档案：包括各机构校内请示文件、部门成果以及其它文档资料，统一由办公室整理归档。
第八条
活动档案 （1）学生会的有关部门活动申请，包括活动设想、目的、所需经费、筹划。
（2）各部门活动资料包括节目单、照片等各种文字与图像资料。
（3）活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时交办公室归档。
第九条
财务档案包括财务预算和结算报表及全部发票单必须及时整理并归档。
第十条
校学生会各部门开展工作的同时，应指派专人进行资料档案整理。除本部门存档外，应将副本或原件上交统一整理，不须经办公室整理归类的直接交办公室分类存档。
第十一条
办公室定期对学生会资料档案进行管理，整理后，重要文件需经校团委、主席团审核后，方可进行保存。
第十二条
校学生会办公室主持编写每期的《资料汇编》，便于资料档案系统化。
第十三条
档案保管部门整理档案时，可随时向校学生会有关部门提出询问、要求核查。各部门应积极配合。
第十四条
由办公室负责整理档案资料柜。其他任何组织任何人员未经同意不得随意翻动。如需要资料请按照《档案申请审批制度》执行。
第十五条
各部门可在向主席提出申请并经批准登记后，向档案保管部门有关人员借阅、复印档案资料。所借档案资料应妥善保管、不得转借，及时归还。
（二）
档案资料 审批 制度
第十六 条
校学生会各部门借用资料档案应提交申请表。
第十七 条
申请表须写明借用人、用途、借用及归还时间，并由借用部门部长签字。
第十八 条
申请表须交相应档案保管部门，由档案保管部门专职负责人审批。
第十九 条
档案保管部门应对所借出的资料进行专门的登记。
第二十 条
资料应保证完整。如有损坏或遗失，由借用部门部长负责。
第二十一 条
对于损坏或遗失的资料，应由借用部门在一定期限内补齐归还，此期限由档案保管部门与借用部门共同商议决定。归还后的资料应由档案保管部门负责整理归档。
XX 大学学生委员会 二〇一三年十二月
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